为了进一步加强学院教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案管理工作的标准化、规范化、科学化和现代化，根据教育部《高等学校档案管理办法》（教育部令[2008]第27号）以及《晋中学院教学管理工作规程》（院字[2011]116号）精神，特制定本办法。

一、教学档案管理的基本原则

1.凡在教学管理和教学实践活动中形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像载体等材料都属于教学档案。

2.教学档案是高等学校重要的基础性工作，是衡量学院教学管理水平和教学质量的重要标志之一，也是将来教学工作参考的重要信息来源，应做到“三纳入”、“四同步”。 “三纳入”是指档案管理要纳入学院教学规划中；纳入教学管理制度中；纳入各级教学管理人员岗位职责中。“四同步”是指下达教学任务与提出教学文件的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累要求同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；上级评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步。

3.教学档案工作实行统一领导，分级管理，教务处和各教学学院明确分管档案工作的负责人，配备相应的专职或兼职档案管理人员，统一管理本部门的教学档案，并按学校规定做好本部门教学材料的收集、立卷工作，定期向学校档案馆移交。

4.教学档案必须是对学生、学校和社会的当前与长远具有参考价值和凭证作用的材料。

5.教学档案应遵循其自然形成规律，符合教学管理和教学实践活动成套性的特点，反映整个教学活动的全过程，保证系统、完整、准确。

6.将教学档案管理工作列入学校教育发展规划，在经费、人员、设备等方面予以保证。

二、教学档案的管理

1.在学校统一领导和协调下，教学档案由相关职能部门、教学学院分级、分工负责管理。

第一级，校级管理。在教学工作中形成的各种具有长远参考和凭证价值的教学档案，应按照相关规定，及时将有关档案移交学校档案馆保管和开发利用。

第二级，职能部门管理。除按规定移交学校档案馆的档案外，学校教务处、实践教学中心、教学督导与评估办公室等职能部门在教学管理中形成的在一定时期内有保存价值的档案，由有关职能部门保管、开发和利用。

第三级，教学学院管理。除向上级部门移交的档案外，各教学学院在教学工作中形成的，对学校教学工作在现阶段有保存价值的档案，由各学院保管和利用。

2.各单位在布置工作时，应同时向教师和工作人员布置归档范围和归档时间，在检查教学工作任务时要同时检查档案的收集和整理情况，在总结工作时要把档案的收集、整理和归档情况作为其中一项内容，验收工作时要同时验收档案。

3.各单位的档案管理人员要在工作中随时收集和积累教学档案材料，并定期整理，按要求及时移交档案并科学、规范、安全地保存好自存档案。

4.各单位要设立教学档案专柜，做好防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀等工作。

5.各单位要建立档案的借阅制度，设立档案登记本，及时催还借出的档案，需要续借时要重新办理借阅手续。对无故逾期不还者，应进行必要的说服教育和批评，责令归还借阅的档案。调离本单位和退休人员在办理手续前，必须清还档案。

6.各单位的档案工作人员在工作变动时，首先要做好档案的交接工作，在检查验收后方可办理工作变动手续。新的档案工作人员上岗，所在单位要及时通知学校档案馆。

7.教学档案的保存年限按其档案材料的保存价值分为长期保存和定期保存两类，长期保存类原则上保存期为50年（含50年）以上，定期保存类根据材料的性质具体确定，一般至少保存一个培养周期以上。

三、教学档案的形成

（一）形成积累

1.学校教学管理部门、教学学院在组织教学过程中要注意形成积累教学材料，并将其落实到各项工作中。

2.各个岗位工作人员积累的教学文件材料，要定期整理。

（二）整理组卷

1.学校采取由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由相关各部门整理、立卷。

2.根据教学材料的形成规律、反映材料的有机联系和便于查考的原则进行组卷。相同内容的材料原则上组成一卷，同一内容的文件材料数量较多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。

3.教学文件材料按分类分级要求管理，所有教学档案材料分为两类：教务档案（简称为JW）和教学学院教学档案（JX）。每类档案采用三级隶属编号方法进行编号，一级、二级、三级类目分别用两位阿拉伯数字标识，中间用“-”隔开。

4.卷内材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

5.卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧用线绳装订。对破损的文件材料应进行修补完整后归档。

6.按照顺序编排页号，无论是单面还是双面只要不是空白。均应编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。

7.归档的教学材料必须字迹工整清除（用黑色笔书写），格式统一，签字盖章手续完整，凡文件材料未注明标题的应注明题名、责任者和时间。

8.填写卷内材料目录及备考表。

（三）归档验收

1.如档案需要移交时，交接双方必须当面验收，检查文件是否完整，排列书写是否符合要求，标题是否贴切，凡不符合要求者，接收方应指出问题并要求对方进行修正后方可接收。

2.填写移交目录一式两份，详细注明检查人、移交人、接收人姓名和移交时间，双方各持一份。

3.教学综合类管理文件于次年6月底归档，各学期考试试卷于学期期末归档，其他各类材料在完成一个培养周期后（从学生入学到毕业）后于当年寒假前一次性归档。

四、其他

1.本办法自公布之日起执行。

2.凡与本办法不相符的，一律以本办法为准。

3.本办法由教务处负责解释。

附：

1.教学管理部门档案分类目录

2.教学学院教学档案分类目录

二〇一三年一月二十日